公司的各种印章以及用途,一定要分清楚
单位主体主要包含公司法人主体以及非法人单位,在对外交往中离不开印章。也可以说印章有着代表单位意志的作用。所以无论是在日常公司交往,或者是法律纠纷审判,都要根据盖章的文件来确定法律效力。每个单位都不止有一个印章,例如公司法人有备用公章、法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。
法律顾问提示,印章不仅代表公司的意志,如果不能正确使用的话会给公司带来巨大的损失。
法人的公章、法人章、合同专用章、人力资源部章法律效力如何呢?
都具有法律效力,但是用途不一样而已。
01 公章
公章的用途最多,但是不能用于银行等与钱的业务。在我国,一个公司法人领取营业执照以后,就要刻制三枚印章并到工商局备案,公章、合同专用章、财务专用章。一般情况下,三枚印章就有代表法人行为法律效力的印鉴。后期根据公司业务不同,还要准备报关专用章,这个要在海关备案。
02 合同专用章
合同专用章就是在单位对外签订合同时,可以代表单位的权力使用,公章也可以代替合同专用章使用。但是两个相比之下,效力不一样,在使用过程中却是一样的。
03 财务专用章
财务专用章的用途很明显,就是在单位会计核算和银行结算业务的时候使用。在2011年2月1日之前还可以用于发票,之后取消此项功能,明确发票必须要用发票专用章。
04 发票专用章
发票专用章是用票单位和个人按照税务机关的规定刻制印章,印章中要包含公司单位名称、发票专用章样、税务登记号,在领用或开票时都要加盖印章的。
05 法人章
法人章和财务专用章都称为印鉴章,法人章也叫私章,具有个人性,一般由公司财务保管的,用于签发支票、单位账户取现金、买支票等。法人章对外有一定的法律效力。
06 人力资源章
人力资源章属于内部章,一般是不对外使用的,主要用于公司人力资源部内部人事事务,但是在签订劳动合同时生效的是公司公章,如果能够有其它的证明劳动关系的证明,还是受到法律约束的。
07 电子签名章
现在社会发展迅速,电子签名和传统的手写盖章有一样的法律效力的。
08 其他
还有公司因需求刻制的其他业务章,例如物资进出库专用章,公司各级职能部门、基层单位公章等,主要在公司内部使用,一般来说,不能在企业外部使用。内部章的加盖是事实的确认。如果档案专用章盖在合同上就不会产生签订合同的法律效率。
另外,刻制公章、合同专用章、财务专用章有什么程序呢?需要什么证件呢?
法律顾问表示,一般情况下,要有税务登记证副本、营业执照副本、法人身份证、公章到公安局备案,公安局开具证明后去指定地点刻章就可以的。
企业如何管理印章?
公司各印章的效用基本上是根据用途性质进行分类的,其中公章是直接代表公司的行为,其余各类印章是用在各部门及各类用途中,但也是可以在一定范围、一定条件下代表公司。法律顾问表示,需做好各类印章的管理尤为重要。
1、制定并要求工作人员严格遵守企业印章管理制度。
根据各类印章的不同效用,设定不同部门、专人负责。例如:公司公章是最重要的印章,一般是行政办公室负责,财务章、法定代表人印鉴章由财务人员负责,工程项目章、技术专用章由专门项目部或技术人员负责等。
2、建立印章使用审批登记制度。
由于印章的重要性,公司员工因工作需要使用各类印章时,必须提前审批,并按照各类印章的性质不同设定不同的审批、登记规定,在使用时做好审批及登记手续。只有这样公司才能有效控制印章使用带来的风险。在出现问题后,根据印章使用登记,才能查明原因,找到负责人。
3、建立印章的刻制、启用管理制度。
对需要重新刻制的印章,应当报经公司管理层依照制度审批,并做好旧印章作废、新印章启用手续,建议进行登报公告,以作为日后变更作废的依据。
4、建立印章的使用责任及事故追责制度。
对于不按照印章管理制度,擅自使用公司印章的,应当进行追责,造成公司损失的,应当追究责任人相应的赔偿责任。